Obowiązkiem przedsiębiorcy jest przechowywać dokumenty archiwalne w taki sposób, aby łatwo było odczytać zawarte w nich informacje. Zalanie to jeden z istotniejszych czynników ryzyka, który warto wziąć pod uwagę, wybierając archiwum. Jak chronić dokumenty przed zalaniem?

Gdzie przechowywać dokumenty?

Wybierając miejsce do archiwizacji, często kierujemy się ceną za wynajem powierzchni i tym, czy jest ono odpowiednio wyposażone. Ustawodawca jasno wskazuje, że należy wziąć pod uwagę również to, czy archiwum nie jest zlokalizowane na terenie zalewowym. Jeśli tak, należy z niego zrezygnować. Do zalania dokumentów może dojść nie tylko wskutek powodzi. Czasami wystarczy drobna awaria instalacji hydraulicznej, a w archiwum zbiera się woda. Trzeba więc upewnić się, że miejsce do przechowywania jest tak usytuowane, że wyklucza ten rodzaj ryzyka. Równie niebezpieczne może okazać się archiwizowanie dokumentacji na poddaszu. Niewielkie dziury w dachu powodują, że po ulewnych deszczach akta są wilgotne i mokre, przez co nie nadają się do użytku.

Ochrona dokumentów przed zalaniem

Archiwizacja dokumentów powinna odbywać się z uwzględnieniem zasad bezpieczeństwa. Doskonałym rozwiązaniem jest archiwum zewnętrzne, prowadzone przez profesjonalną firmę. Profesjonalną ofertę takiego rozwiązania znajdziesz pod adresem https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/sandomierz/. Usługę można rozszerzyć o niszczenie dokumentów, sprawdź szczegółowe informacje na ten temat - https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/sandomierz/. Jeśli prowadzisz archiwum we własnym zakresie, upewnij się, że:

• jest ono zlokalizowane w bezpiecznym miejscu,
• posiada szczelny dach,
• posiada sprawną instalację hydrauliczną,
• posiada szczelną instalację grzewczą (woda wydobywająca się z kaloryferów również jest niebezpieczna).

Jak poradzić sobie z zalanymi dokumentami?

Co zrobić w sytuacji, gdyby jednak doszło do zalania archiwum? Nie pozostaje nam nic innego, jak skorzystać z pomocy specjalistów. Konieczne będzie profesjonalne osuszanie dokumentów (które nie ma nic wspólnego z traktowaniem ich gorącym powietrzem). W wielu przypadkach zastosowanie znajduje też fumigacja dokumentów, o której więcej dowiesz się z informacji zawartych na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/osuszanie-dokumentow/fumigacja/. W uproszczeniu chodzi o to, aby pozbyć się drobnoustrojów, które zgromadziły się na papierze. A co z zalanymi dyskami? Nawet jeśli zawierają one przedawnione dokumenty, nie wyrzucamy ich do kubła. Niszczenie dysków to poważne przedsięwzięcie, o którym przeczytasz na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dyskow/sandomierz/. Warto oddać je w ręce specjalistów, którzy zajmą się przede wszystkim zabezpieczeniem danych.