Wraz z dynamicznym rozwojem technologii cyfrowych i wzrostem liczby transakcji biznesowych online, potrzeba efektywnego zarządzania dokumentacją oraz procesami księgowymi staje się coraz bardziej istotna dla współczesnych przedsiębiorstw. W odpowiedzi na te potrzeby Ministerstwo Finansów wprowadza innowacyjne narzędzie, które ma zrewolucjonizować sposób rozliczeń podatkowych i księgowych w Polsce. Mowa tutaj o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Na czym on polega?
REKLAMA
Krajowy system e-Faktur (KSeF) – czym jest?
Krajowy system e-Faktur (KSeF) to nowe narzędzie cyfrowej administracji publicznej, które ma istotny wpływ na sposób prowadzenia działalności gospodarczej oraz procesy księgowe w przedsiębiorstwach. Opracowany przez Ministerstwo Finansów KSeF umożliwia przedsiębiorcom wysyłanie i odbieranie faktur w ujednoliconej formie elektronicznej zgodnie z polskimi przepisami podatkowymi. Główne cele KSeF to zachowanie ustrukturyzowanej formy dokumentów sprzedażowych oraz usprawnienie pracy organów podatkowych poprzez precyzyjniejszą weryfikację rozliczeń.
REKLAMA
Funkcjonowanie KSeF
KSeF działa jako system komputerowy, umożliwiając generowanie i udostępnianie ustrukturyzowanych faktur w formacie XML. Dzięki centralizacji procesu rejestracji faktur, system ten integruje się z systemami fakturowania i księgowości przedsiębiorstw. Wystawca otrzymuje poświadczenie odbioru (UPO) a odbiorca faktury może uzyskać dostęp do niej poprzez uwierzytelnienie się w KSeF lub za pomocą danych dotyczących faktury.
Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF
KSeF został zaprezentowany podatnikom w październiku 2021 r. w formie pilotażu, który trwał do końca grudnia tego samego roku. Faza dobrowolnego korzystania z KSeF była wstępem do wprowadzenia obowiązkowego korzystania z KSeF.
Początkowo termin wprowadzenia KSeF wyznaczono na 1 lipca 2024 roku, jednak został on przesunięty na następny rok. Wiążąca data obowiązkowego przejścia na KSeF zostanie opublikowana na przełomie kwietnia i maja 2024 roku.
Warto też wiedzieć, że istnieją wyłączenia z obowiązku stosowania tego systemu. Dotyczą one przede wszystkim podatników korzystających z procedur szczególnych lub transakcji z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej.
Krajowy system e-Faktur (KSeF) – korzyści i wyzwania
Skrócenie terminu zwrotu nadwyżki VAT, brak konieczności wysyłki plików JPK_FA na żądanie organów podatkowych oraz przechowywanie e-faktur przez 10 lat – to tylko niektóre z korzyści stosowania KSeF. Jednak wprowadzenie tego systemu wymaga również dostosowania procesów wewnętrznych w firmie, integracji systemów finansowo-księgowych oraz zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń cybernetycznych. Kluczowa jest więc współpraca z firmą doradczą, która zajmie się wdrożeniem KSeF w Twojej firmie.
KSeF – podsumowanie
Krajowy System e-Faktur jest odpowiedzią na rosnące zapotrzebowanie na efektywną cyfrową administrację i przynosi ze sobą szereg korzyści dla przedsiębiorców. Poprzez eliminację konieczności archiwizacji faktur oraz skrócenie terminu zwrotu nadwyżki VAT system KSeF przyczyni się do usprawnienia procesów księgowych i podatkowych.
Jednakże aby z sukcesem wdrożyć to narzędzie, przedsiębiorstwa muszą podjąć odpowiednie działania. Należy przede wszystkim dostosować systemy księgowe oraz procesy firmowe do integracji z KSeF. Kolejnym niezbędnym elementem są szkolenia pracowników w zakresie obsługi nowej platformy.
Artykuł sponsorowany
